آنچه خواهید خواند
رابطههای مثبت در محیط کاری نقش بسیار حیاتی در ایجاد یک محیط کار سالم و پویا ایفا میکنند. این روابط به بهبود رضایت شغلی، افزایش اعتماد به نفس و افزایش همکاری بین اعضای تیم کمک میکنند. از طریق ایجاد روابط مثبت در محیط کار، میتوان تشویق به توسعه فردی و حرفهای، افزایش انگیزه کاری و افزایش کیفیت کار و تولید آن انجام داد.
یکی از مبانی اساسی در ایجاد روابط مثبت، ارتباط موثر است. توانایی گوش دادن فعّال و ارتباط واضح و باز با همکاران، ابزارهای اساسی هستند که به فرد امکان میدهند تا با دقت به نیازها و تجربیات همکاران خود پاسخ دهد. علاوه بر این، فعالیتهای تیمی و فرصتهای داوطلبانه میتوانند به عنوان پلی برای تقویت ارتباطات اجتماعی و بهبود تعاملات شخصی-حرفهای درون تیم عمل کنند.
در این سیاق، توسعه همدلی و همدلی به عنوان دیگر عاملهای مهم در ایجاد روابط مثبت مطرح میشوند. ادراک از دیدگاهها و احساسات همکاران، افزایش تعهد به تعامل مشترک و افزایش ارتباط انسانی است. از طرفی، شناخت و ارائه بازخورد سازنده نیز نقش مهمی در رشد شخصی و حرفهای اعضای تیم دارد.
به طور کلی، ایجاد و حفظ روابط مثبت در محیط کار به عنوان یک چارچوب برای تعاملات موثر، افزایش انگیزه، و بهبود کیفیت کار و زندگی شغلی تاثیرگذاری دائمی دارد. در این زمینه، توانایی در مدیریت ارتباطات، ارائه بازخورد مثبت، و ترویج فرهنگ همکاری، اساسی برای ارتقاء کارایی و رضایت در محیط کار محسوب میشوند.
شانس داشتم که به عنوان یکی از شاگردان جوئل در دوره رهبری اجرایی دانشگاه کالیفرنیا در برکلی (UC Berkeley Executive Leadership Program) انتخاب شوم. آنچه جوئل را یک مربی برجسته میکند، توانایی او در واقعیتپردازی نسبت به اهداف شما، شناسایی نیازهای تغییر و اجرای این اهداف است. Joel Garfinkle
چرا روابط در محیط کار اهمیت دارند؟
ساختن روابط مثبت در محیط کار برای موفقیت حرفهای بسیار اساسی است. روابط میتوانند به شکل مثبت یا منفی بر رضایت شما از شغل و همچنین توانایی شما در پیشرفت و شناخت انجامهای شما تأثیر بگذارند. زمانی که روابط مثبت برقرار میکنید، با تعاملاتتان راحتتر احساس میکنید و از دیگران کمتر ترسیده میشوید. احساس ارتباط نزدیکتر با افرادی که بیشتر از وقت خود را در کار با آنها صرف میکنید، داشته و تأثیرگذاری خود را در سازمان گسترش میدهید.
با این حال، برای بسیاری از افراد، ساختن روابط نیاز به تلاش است. بسیاری از افراد این موضوع را به دلیل اینکه به طور طبیعی برای آنها نیامده است، اذعان نمیکنند. زیرا ما تمایل داریم این را به عنوان یک مفهوم بسیار ابتدایی و ساده بپنداریم. آنها فرض میکنند که از پیش میدانند چگونه این کار را انجام دهند. در این دام نیفتید. حتی افراد بسیار بیرونگرا و جذاب میتوانند مهارتهای خود را در این حوزه بحرانی بهبود دهند.
چگونه ارتباطات واقعی با همکاران خود بسازید
مهمترین عامل در فرمول موفقیت، دانستن چگونگی رفتار با مردم است. Theodore Roosevelt
کارفرمای پاول میپرسد: یکی از همکاران من اخیراً به من گفت که در محیط کار دشوار به نظر میآیم. این حسابی شکست خوردگی به نظر میرسید، چون همیشه خودم را فرد خوبی میپنداشتم. چطور میتوانم این تصویری که همکاران از من دارند، تغییر دهم؟
مربی جوئل پاسخ میدهد: پاول، ایجاد روابط خوب بخش مهمی از موفقیت در کار است، اما اغلب این جنبه اهمیتی نمییابد. آیا به روزهایی دارید که کار خود را به سرعت انجام میدهید و احساس میکنید درگیر کار شدهاید و هر کسی که جرات دارد وارد شما شود، در مزاحمت شدید قرار گرفته است؟ این نوع نگرش واقعیتاً به بهرهوری شما و همچنین بهرهوری سازمان شما آسیب میزند. ایجاد روابط کاری مثبت به شما کمک میکند تا یک رهبر مؤثرتر شوید، فرصتهای فراوانی برای پیشرفت داشته باشید، همکاری را تقویت کنید و شما را به یک فرد خوشحالتر تبدیل کند.
ده نکته زیر به هر کسی کمک خواهد کرد تا روابط مثبتتری در محیط کار برقرار کند. این نکات را در تعاملات با رؤسا، اعضای تیم، مدیران پروژه، مدیریت ارشد، فروشندگان، مشتریان، مدیران مستقیم و مدیران اجرایی اعمال کنید. آنها در همه این موارد به شما کمک خواهند کرد.
1 – در جلسات بیشتر صحبت کنید.
یکی از بهترین راهها برای ایجاد روابط، اطلاع دادن به دیگران از خودتان است. شما میتوانید این کار را با به اشتراک گذاشتن تخصص، دانش و شخصیت خود در جلسات انجام دهید. افراد دیگر با شناختن شما، از شما خوششان میآید و میخواهند بیشتر از شما بشنوند. آنها احساس میکنند که شما قابل نزدیک شدن هستید و در نتیجه، فرصت برقراری روابط افزایش مییابد. اگر از اظهار نظر در جلسات نگران هستید، قبل از آنکه حضور پیدا کنید، به این مسئله فکر کنید تا با نقاط صحبتتان آمادهتر باشید.
2 – درباره افرادی که با آنها کار میکنید، به ویژه نسبت به رئیس خود، به شکل مثبت صحبت کنید.
عادت کنید که به دیگران به شکل مثبت حرف بزنید و بازخورد با کیفیتی در مورد افرادی که با آنها کار میکنید، ارائه دهید. اغلب اطلاعاتی که به اشتراک میگذارند (به خوبی یا بدی) به شخص مورد بحث باز میگردد. افراد از شنیدن اینکه چیزهای حمایتآمیزی درباره آنها گفتهاید، لذت خواهند برد و خواهند دانست که شما در کنار آنها هستید. این موضوع اعتماد را بسازید. از گپ و گفتههای متداول محیط کار مراقبت کنید و به آن افزوده نکنید.
3 – حمایت از کار دیگران.
داشتن نگرش تیمی یک مزیت رقابتی بزرگ به شما میدهد. بپرسید که چگونه میتوانید در پروژهها و کارهای دیگران مشارکت کنید. زمانی که به طور مستقیم با کسی همکاری میکنید تا به اهدافشان برسند، این یک اتصال نزدیکتر را ایجاد خواهد کرد. آنها از حمایت شما قدردانی خواهند کرد و شما را بهتر خواهند شناخت، که برای ایجاد یک رابطه کاری متصلتر بسیار حائز اهمیت است.
4 – از دیگران بخواهید در پروژهها یا فعالیتهای شما شرکت کنند.
ترس از خواستن کمک از دیگران و جلب آنها به پروژههایتان نداشته باشید. هر چه بیشتر بتوانند در فعالیتهایی که شما در حال کار بر روی آن هستید، شرکت کنند، شما هر دو بیشتر یکدیگر را خواهید شناخت. هر دوی شما افتخار خواهید کرد که با هم کارهای بیشتری انجام دادهاید که این ارتباط را تقویت خواهد کرد.
5 – ارائه قدردانی.
توجه به مشارکتهای دیگران، بزرگ یا کوچک، باعث میشود که آنها از شما بیشتر قدردانی کنند. اشتراک قدردانی یک راه قدرتمند برای ایجاد ارتباطات اجتماعی است که امکان اندیشه خلاقانه و همکاری بیشتر بین همکاران را فراهم میکند. یادداشتهای قدردانی به افرادی که کار برجستهای انجام دادهاند، به مثابه ارسال یادداشتها از طریق پست سنتی یا ایمیل، یا حتی از طریق پیام صوتی، میتواند مؤثر باشد. این یادداشتها را به افراد بالاتر از شما، پایینتر از شما و در سطح همکاران بفرستید. همکاران از اینکه قدردانی شوند لذت خواهند برد و هنگامی که از مشارکتهای آنها آگاه میشوید و از آنها برای کمک به شما سپاسگزاری میکنید، به شما نزدیکتر خواهند شد.
6 – شروع مکالمات با پرسشها.
زمانی که با یک نفر برخورد اولیه دارید، ممکن است کمی هراسآور باشد. اغلب نمیدانیم چه بگوییم یا چگونه بگوییم. پرسش کردن و سپس به دقت گوش دادن یک راه عالی برای شناخت بهتر فرد دیگر و نشان دادن علاقه خود به ایجاد یک رابطه است. آنها احساس خواهند کرد که نزدیکتر به شما هستند زمانی که درباره خودشان صحبت کردهاند و شما نشان دادهاید که به آنچه دارند برای گفتن علاقه دارید. سپس چیزی درباره خودتان به اشتراک بگذارید تا رابطه به یک تعامل دوسویه تبدیل شود که میتواند به برقراری ارتباط کمک کند. ببینید آیا بر اساس آنچه گفتهاند، اشتراکی مشترک دارید یا خیر.
7 – زمان تنها با همکاران صرف کنید.
آشنایی با همکاران خود به صورت تنها، انفتاح و همکاری را ترویج میدهد. با کسی از یک دپارتمان مختلف به ناهار بروید که مهارتهایی دارد که ممکن است برای یک پروژه آینده مفید باشد. با یک همکاری که با او ارتباط چندانی برقرار نکردهاید، قهوه بنوشید و از اشتراکاتتان با او آگاه شوید. فقط اینکه بدانند شما به اندازه کافی مهتابهای وقت خود را اختصاص دادهاید، به شکنجه کمک خواهد کرد.
8 – شروع تعاملات و ارتباطات تکراری.
یک قسمت مهم در ساختن روابط، ادامه دادن تعامل با شخصی است که در حال شناخت آن هستید. با پیشرفت در شناخت یکدیگر به صورت شخصی و حرفهای، ارتباط نزدیکتری برقرار خواهید کرد. برای قهوه به صورت حضوری یا مجازی هماهنگ شوید. از نظراتشان در مورد یک سوال که در ذهنتان است بپرسید. صبحها قبل از شروع به کار به آنها سلام بگویید. دلایل مختلفی برای گپ زدن یا یک خط بنویسید پیدا کنید و ارتباط شما قویتر خواهد شد.
9 – در فعالیتهایی با دیگران شرکت کنید که مرتبط به کار نیست.
اگر متوجه شدید که علاقههای مشابهی با کسی که در حال شناخت آن هستید دارید، در نظر بگیرید که برای یک فعالیت خارج از محیط کار هماهنگ شوید. بسیاری از دوستیهای عالی به این روش شکل گرفتهاند. در طول روز کاری با یکدیگر ناهار بروید، شب یا آخر هفته برای دویدن یا پیادهروی بروید یا تنیس بازی کنید. اگر ازدواج کردهاید، میتوانید با سایر زوجها ملاقات کنید تا ارتباط خود را تقویت کنید.
10 – اطلاعات را به اشتراک بگذارید.
اطلاعاتی که به اشتراک میگذارید، میتواند به طور مستقیم مربوط به کار آنها باشد، یا ممکن است در مورد یک موضوعی باشد که میدانید از خواندن آن لذت خواهند برد. به هر حال، به آنها در مورد چیزی که یاد گرفتهاید بگویید نشان خواهد داد که به آنها فکر میکنید و چگونگی استفاده از این دانش برای آنها را نشان میدهد.
11 – اهداف و انتظارات روشن را ارتباط برقرار کنید.
زمانی که به وضوح ارتباط برقرار میکنید – و پیگیری میکنید – نشان خواهید داد که یک فرد قابل اعتماد هستید. تعیین انتظارات روشن، به خوبی ارتباط برقرار کنید و پیگیری کنید، شما را به فردی تبدیل خواهد کرد که دیگران مایل به همکاری با آن شما در آینده خواهند بود. اهداف و نقاط مهمی که در پروژهها و عملکرد کلی شغل خود خواهید داشت را مشخص کنید، و به افرادی که نظارت بر آنها دارید، کمک کنید تا همان کارها را انجام دهند. همچنین برای ارتباطات خود بهترین وسیله را انتخاب کنید. اگر لیستی پیچیده از دستورالعملها را به اشتراک میگذارید، آن را به عنو
ان ایمیل یا یک نسخه چاپی علاوه بر گفتگو حضوری به اشتراک بگذارید. در پیگیری کارهای کوچک همچون نظافت اتاق استراحت تا هدفهای پروژه، عمل کنید.
12 – خود را در رویدادهای اجتماعی معرفی کنید.
رویدادهای اجتماعی برای همکاران مانند ناهارها و شامهای با همکاران، بازوبندیها، کنفرانسها و مهمانیهای تعطیلات، مکانهای خوبی برای تعامل در یک محیط غیررسمی هستند. افراد اغلب در چنین زمینههایی احساس میکنند که میتوانند دیوارهای خود را پایین بیاورند، زیرا به کار خود مشغول نیستند. این راحتتر میشود که با آنها آشنا شوید و درباره کیستید صحبت کنید – و به عنوان نتیجه، به مرور زمان بیشتر دیده خواهید شد.
فواید ایجاد روابط مثبت در محیط کار
ایجاد روابط مثبت به شما این امکان را میدهد که از تواناییهای ارتباطات اجتماعی خود بهرهمند شوید، آنها را به تیمهای کاری خود بپیوندانید و تأثیرگذاری خود را گسترش دهید. به علاوه، داشتن ارتباطات اجتماعی واقعی کار را لذتبخشتر میکند. شما در کار بیشتری از رضایت برخوردار خواهید بود و همچنین افراد اطراف شما نیز. به همین دلیل، گسترش روابط شغلی یک جزء کلیدی از توسعه رهبری است!
یکی از مشتریان من به نام پاول، شروع به اجرای ساعات ثابت در دفتر کرد تا خود را برای تیم خود قابل دسترستر کند در حالی که هنوز از زمان خود محافظت میکرد. همچنین از نظرات زیردستانش بازخورد جست و جو کرد که ناخوشحالانه اشاره کردند که او به صحبتهای کوچک یا بحث در مورد احوال حال افراد، احساسات ناخوشایندی دارد. او همیشه به چنین چیزهایی را به عنوان ضایع کردن وقتی میپنداشت که در راه “کار واقعی” قرار دارد. او تماماً به نتایج و نتایج قابل اندازهگیری علاقه داشت؛ او فقط میخواست در مورد اقدامات واقعی لازم برای انجام یک پروژه مطلع شود. اما با یادگیری اینکه چگونه با دیگران در سطح شخصی ارتباط برقرار کند، به عنوان یک رهبر تیم موثرتری تبدیل شد و دارای پتانسیل رهبری در سطح بالاتری شد.
حالا شما یک درک خوب از این دارید که چگونه روابط قوی بسازید. اما اگر با یک همکار تنشهای ارتباطی دارید، بخش بعد به بررسی چگونگی حل این مشکلات بسیار رایج میپردازد.
حل مسائل ارتباطی در محیط کار با مهارت و دیپلماسی
گر همه به همراه هم جلو میروند، موفقیت خودشان را مدیریت میکند. Henry Ford
مسائل ارتباطی را به صورت مستقیم حل کنید، و این کار را هر چه سریعتر پس از پیش آمدن آنها انجام دهید تا فراموش نشوند. اگر تنش در حال آشوب شدن است یا با یک همکار رابطهای دشوار دارید، آن را از منبع حل کنید پیش از اینکه مشکل بزرگتر شود. اگر حس میکنید که یکی از اعضای تیم به نحوی مشارکت خود را نمیکشد، نگرانیهای خود را به او بیان کنید و انتظارات خود را بیان کنید. لحن خود را آرام و حرفهای نگه دارید و به او زمان دهید تا دیدگاه خود را توضیح دهد. از طریق ارتباط مستقیم، ممکن است که متوجه شوید که مشکل واقعی این است که او نقش خود را درک نمیکند یا که در سازمان تعداد زیادی کلاه میزند. شاید به همراه یکدیگر بتوانید به یک راهحل برسید، یا او میتواند با کسی دیگر صحبت کند که ممکن است در حل مشکل به او کمک کند، مانند رئیس او. اگر ساکت بمانید و اجازه دهید عملکرد او ادامه پیدا کند، به او هیچ کمکی نخواهید کرد.
در طول تعاملات و پس از آن، از نکات زیر استفاده کنید تا ارتباط به بهترین شکل ممکن جاری شود و هرگونه عکسالعمل مضری جلوگیری شود.
1 – در گوش دادن فعال شرکت کنید.
گوش دادن فعال با ساختن روابط کاری موثر، نشان میدهد که همکاران شما جدی گرفته میشوند. همچنین به شما کمک میکند که مطلبی را به طور کاملتر درک کنید. برای گوش دادن فعال، سوالات باز را در مورد آنچه شخص دیگری میگوید بپرسید. وقتی او به پایان رسید، آنچه را گفته است بازگو کنید تا اطمینان حاصل کنید که متوجه شدهاید. بر روی آنچه که شخص دیگر میگوید تمرکز کنید، به جای اینکه به آنچه که قصد دارید بگویید فکر کنید. اجتناب از مداخله نظر شخصی خود در حین توضیح دیدگاه خودشان، به جلوگیری از قرار دادن شخص دیگر در حالت دفاعی کمک میکند و اجازه برقراری تبادل واقعی افکار را میدهد.
2 – همدلی با احساسات شخص دیگر.
نشان دادن همدلی به همراه گوش دادن فعال میرود. جملات تأییدی مانند “خودم هم همینطور حس کردم” یا “میتوانم ببینم چرا این طور حس میکنید” به شخص صحبتکننده کمک میکند که احساس شود که فهمیده شده است، حتی اگر شما هنوز نظر متفاوتی در مورد وضعیت داشته باشید. حس کردن اینکه فهمیده شدهاند، دیوارهای دفاعی صحبتکننده را پایین میآورد تا او بتواند در نتیجه نگاه شما را درک کند.
3 – از گپ و گفت ها دوری کشیده.
این مورد ممکن است به نظر بیاید که مسئلهای ساده است، اما اغلب آسان گفتن این موضوع نسبت به عمل است. آخرین چیزی که میخواهید این است که پس از اتمام یک مکالمه دشوار در اتاق استراحت در مورد آن شکایت کنید. یک مثال را در نظر بگیرید: مارگارت از نتیجه یک مکالمه با همکار خود دیوید، که مجبور بود درباره عادت آزاردهندهاش به گوش دادن موسیقی بسیار بلند با هدفون صحبت کند، راضی بود. اما در ابتدا، او به درخواست او برای کم کردن صدا مقاومت کرد، و کل مکالمه بیش از نیم ساعت از روز او را گرفت. او خوشحال بود که مسئله حل شد، اما هنوز باید عصبانیت خود را از نیاز به گذراندن وقت بر روی چیزی بسیار سطحی بیرون بیاورد، بنابراین تمام وضعیت را به طور آرام به یک همکار دیگر منتقل کرد – که بعداً در مورد دیوید شوخی کرد که جلوی همکاران دیگرش را گرفت، که به دیوید هم برخورد کرد. روز بعد، دیوید خیلی دور و بیحوصله عمل میکرد؛ به نظر میرسید که مسائل بیشتری برای بحث وجود دارد.
به طور خلاصه، گپ و گفت ها را آغاز نکنید و اگر ببینید کسی آن را آغاز میکند، به شکل محترمانه اما قاطع بگویید که نمیخواهید در مکالمه شرکت کنید. با این کار، از خراب کردن روابط جلوگیری میشود و نشان میدهید که از اصول اخلاقی پیروی میکنید. اطلاع دادن از ترجیحات خود و مستقیم مقابله با گپ و گفت در محیط کار که ممکن است به دیگران آسیب بزند، همچنین ممکن است به ایجاد یک فرهنگ حرفهایتر در محل کار کمک کند.
عمل به این نکات به ساخت یک محیط کاری مبتنی بر احترام، اصالت و همدلی کمک خواهد کرد – اساس ایجاد روابط شغلی قوی. و به یاد داشته باشید که این روشها فقط برای برخی از روابط نیستند و برای روابط با سرپرستان و همچنین افرادی که به صورت کمتر مستقیم با آنها کار میکنید نیز صدق میکنند.
نحوهی گسترش تأثیر از طریق رشد روابط
آلن مدیر یک بخش در یک شرکت مهندسی نرمافزار در جنوب کالیفرنیا بود. شرکت او در حال رشد بود و او امیدوار به دستیابی به موفقیتهای بیشتر در حرفهاش بود. او مهارتهای فنی بینقصی داشت، احساس میکرد که بخشی از خودش را در شرکت گذاشته است و به قدرت اطمینان به قدرت او برای اعلام اختیار اعتماد داشت.
با این حال، آلن احساس میکرد که در یک موقعیت محدود قرار گرفته است. او آرزوهایی برای پیشرفت در راهپلههای سازمانی داشت، اما نمیدانست از کجا شروع کند. سرانجام، او کمک یک مربی اجرایی را جلب کرد و دریافت کرد که باید یاد بگیرد چگونه در محیط کار به طور مؤثرتر ارتباط برقرار کند. مشکل او این بود که اعضای تیم دستورات او را دنبال میکردند، اما کمتر کسی به او گوش میکرد و او هم به کمترین اندازه به دیگران گوش نمیکرد.
با کمک مربی خود، آلن یک برنامه تدوین کرد تا تأثیر خود را با تمرکز بر ایجاد روابط مثبت در محل کار افزایش دهد. در زیر خلاصهای از اقدامات او آمده است:
- سوالات مطرح کرد.
با علاقهمندی به افراد اطرافش، آلن آنها را مجبور به توجه به او کرد. او همچنین علاقه خود را به آنها و کار آنها ارتباط داد.
- تخصص خود را به اشتراک گذاشت.
آلن به دنبال فرصتهایی برای کمک به افرادی بود که از تجربیات فنی او بهرهمند میشدند. همکاران با خوشحالی کمک او را در پروژههای دشوار میپذیرفتند، و تلاشهای آلن او را به عنوان یک فرد ماهر و قابل اعتماد برجسته کرد.
- تمرکز بر حفظ بهروحانیت در تمام تعاملات خود.
مردم از دور بودن افراد فکرگرای مثبت قدردانی میکنند و بهروحانیت به صورت واگرا انتقال مییابد. با حفظ بهروحانیت، آلن در دوستی پذیرایی از او افزایش یافت و مزاج محیط کار خود را بهبود بخشید.
- با همه صحبت کرد، بدون توجه به جایگاه آنها.
آلن انجام دادآنچه را من “تأثیرگذاری به صورت مثبت، به پایین و به سمت جانبی” نام میدهم. او وقت خود را با زیردستان، همکاران و بالاترینها صرف ارتباط برقرار کرد.
آلن در نهایت به سرپرستی شرکت خود پرداخت، اما پیش از آن به ترفیع در شرکت خود دست یافت.
تحول آلن نکتهء جالبی دارد که چقدر نزدیک به پنج ویژگی است که همه رهبران تأثیرگذار دارند. او قبلاً شایستگیهای فنی و حرفهای را داشت، اما با کار بر روی هدف از ایجاد روابط مثبت در محل کار، موفق شد مهارتهای ارتباطی، شهرت حرفهای، حضور اجرایی، و قدرت تر persuasiveness خود را توسعه دهد.