آنچه خواهید خواند
وب‌سایت‌ها یک کانال اصلی بازاریابی برای هر کسب و کار هستند. و برای راه‌اندازی آنها نیاز به ماه‌ها کار و تلاش داریم به دلیل حجم زیاد کارهای مورد نیاز. با توجه به مراحل متعدد و نهادهای پروژه مشارکت‌کننده، شما به یک قالب زمانبندی پروژه نیاز دارید تا شما را در مسیر درست نگه دارد.
(Image credit: fiverr)
با یک قالب، آسان‌تر است برای تخمین زدن چه اتفاقی می‌افتد و چقدر کار باقی‌مانده است. و اگر نتوانید از این موارد مطلع شوید، نمی‌توانید وب‌سایت خود را در زمان و بودجه مقرر راه‌اندازی کنید.
ما به شما نشان خواهیم داد که چگونه میتوانید یک زمانبندی پروژه برای پروژه‌های توسعه وب‌سایت خود ایجاد کنید و یک قالب برنامه پروژه رایگان را برای شروع به شما ارائه خواهیم داد.
الگوی جدول زمانی پروژه چیست؟
یک قالب زمانبندی پروژه، یک ابزار بصری است که توالی وظایف، نقاط عطف اساسی، و مهلت‌هایی که برای انجام پروژه باید انجام دهید را نشان میدهد.
هدف این است که یک مرور واضح از مدت زمان پروژه، کسانی که هر مرحله را در دست دارند، و چه کاری در هر مرحله باید انجام شود، ارائه دهد. این به شما این امکان را میدهد که منابعی مانند بودجه، نیروی انسانی، ابزارها، و تجهیزات را برای هر مرحله بدون مشکل تخصیص دهید. و این مسئولیت پذیری تمامی افراد در طول فرآیند را حفظ می‌کند.
برای یک پروژه توسعه وب‌سایت، قالب ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- وظایف: فعالیت‌ها یا مراحل مورد نیاز برای انجام پروژه
- نقاط عطف: فازهای مجزا مانند فاز طراحی، نوشتن متن، راه‌اندازی فنی و غیره
- تاریخ‌ها: تاریخ شروع و پایان هر وظیفه و نقطه عطف پروژه
- مدت زمان: زمانی که برای انجام هر وظیفه/فاز لازم است
- وابستگی‌ها: وظایف خاصی که به دیگران برای انجام وظیفه‌های خود نیاز دارند
- انجام‌دهنده: شخص/تیم مسئول برای هر وظیفه
- وضعیت: وضعیت با کدهای رنگی را نمایش میدهد
استفاده از یک قالب زمانبندی پروژه چرا مفید است؟
به طور معمول، فرآیند توسعه وب‌سایت شامل مراحل زیر است:
- تحقیق در مورد مخاطبان هدف و رقبا
- طراحی چیدمان بصری
- راه‌اندازی فنی
- نوشتن متن و طراحی محتوا
- بهینه‌سازی برای موتورهای جستجو
- دریافت بازخورد از مشتریان فعلی/مشتریان پتانسیل
- رسمی‌ترین راه‌اندازی وب‌سایت
زیرا شامل مراحل زیادی است که در مدت زمانی ماه‌ها انجام می‌شود، معمولاً مشتریان یا توسعه‌دهندگان وب فراموش می‌کنند که وظیفه خاصی در چه زمانی باید انجام شود. هر دو طرف مشغول می‌شوند و بدون مستند یا ابزاری برای مسئولیت پذیری، پروژه به تعویق افتاده می‌شود.
جان وبر، بنیان‌گذار Carved، یک فروشگاه لوازم جانبی از چوب، می‌گوید: “قبل از استفاده از یک قالب، ما با مشکلاتی مانند اشتباهات ارتباطی، عدم رعایت مهلت‌ها و گسترش دامنه مواجه بودیم. اجرای یک زمانبندی واضح به تطابق توقعات کمک کرد، مسئولیت‌پذیری را ایجاد کرد و اطمینان حاصل کرد که همه در یک صفحه هستند.“
در زیر دلایل دیگری آمده است که چگونه از آن کمک می‌گیرد:
- عمل به عنوان نقطه مرجع: این به صاحبان کسب و کار و آزادکاران/تیم‌ها کمک می‌کند تا به راحتی درک کنند که چه چیزی وقتی باید انجام شود.
- نمایش مراحل مختلف پروژه: این به شما این امکان را میدهد که منابع را مانند بودجه، نیروی انسانی، ابزارها و تجهیزات را برای هر مرحله به صورت کارآمد برنامه‌ریزی و مدیریت کنید.
- مسئولیت‌پذیری: از هر طرف را برای نقش خود مسئول می‌کند زیرا قالب زمانبندی برنامه پروژه را تعیین می‌کند و تاخیرها را جلوگیری می‌کند.
- مشاهده پیشرفت پروژه: این به هر ذینفع این امکان را میدهد که در هر زمان مشاهده پیشرفت پروژه را داشته باشد.
- فرآیند همکاری: این به هر دو طرف این امکان را میدهد که به توافق مشترک در مورد زمانبندی و مراحل پروژه برسند.
- شناسایی تاخیرها و تکرارها: این به شما امکان میدهد که در حین نقشهبرداری فرآیند، موانع ممکن یا تکرارها را شناسایی کنید.
- تصمیم‌گیری بهتر در مورد زمان مناسب برای راه‌اندازی محصول مرتبط یا کمپین‌های بازاریابی را از طریق تاریخ‌های واضح.
- هماهنگ‌سازی ابزارهای مختلف مانند تقویم‌ها و سیستم‌های صورتحسابی برای اتوماسیون فرآیند.
- به آزادکاران این امکان را میدهد که تون رابطه‌ای را از طریق فرآیندهای واضح و مستند ایجاد کنند.
چگونه میتوان یک زمانبندی پروژه برای توسعه وب‌سایت ایجاد کرد؟
در اینجا یک راهنمای مرحله به مرحله برای ایجاد یک زمانبندی در 7 مرحله آمده است:
1. تعریف دامنه پروژه و ایجاد یک خلاصه
پروژه وب‌سایت خود را با یک خلاصه کاری واضح شروع کنید، که دامنه کار (SOW) را تعیین می‌کند و به شما کمک می‌کند تا زمانبندی را ایجاد کنید. به عنوان مثال، اگر شما در حال ایجاد یک وب‌سایت هستید، SOW شامل موارد زیر خواهد بود:
- اهداف پروژه
- اهداف وب‌سایت
- نام دامنه
- ارائه‌دهنده میزبانی
- محصولات قابل ارائه
- راهنمایی‌های پیام رسانی و سبک
- تاریخ ممکن برای راه‌اندازی
- بودجه پروژه
- ذینفعان در هر دو طرف
- منابع مورد نیاز
این به شما نقطه شروعی برای چیزهایی که لازم است مشخص می‌کند – به طوری که توسعه‌دهنده وب فریلنسر یا آژانس بتوانند به دقت زمانبندی را برنامه‌ریزی کنند.
به عنوان مثال، اگر شما از قبل یک وب‌سایت داشته باشید، ممکن است فقط نیاز به طراحی و نوشتن متن داشته باشید. این کار کمتری زمان می‌برد نسبت به ساخت یک وب‌سایت از ابتدا.
2. پروژه را به مراحل چندگانه تقسیم کنید
سپس آن را به مراحل مدیریت‌پذیر تقسیم کنید. این مراحل مشابه برنامه‌ریزی اسپرینت در رویکرد چابک هستند که در آن وظایف خاص در بازه‌های کوتاهی انجام می‌شوند.
این کار، اختصاص نقش‌ها و منابع به هر مرحله را آسان‌تر می‌کند. اگر شما در حال ساخت یک وب‌سایت از ابتدا هستید، مراحل زیر را شامل می‌شود:
- تحقیق، برنامه‌ریزی و ایده‌پردازی
- طراحی وب‌سایت
- نوشتن متن وب‌سایت
- طراحی تجربه کاربری
- توسعه فنی
- اطمینان از کیفیت و رفع اشکالات
- آزمون بتا و دریافت بازخورد
- راه‌اندازی وب‌سایت
حالا میتوانید تصور کنید که کدام تیم مسئول هر جنبه خواهد بود، چه کسی را باید استخدام کنید، و چه کسی هر مرحله را انجام خواهد داد.
به عنوان مثال، مرحله تحقیق و ایده‌پردازی شامل طراحان و توسعه‌دهندگان خواهد بود – اما مرحله نوشتن متن تنها نیاز به نویسندگان متن و صاحبان کسب و کار/اعضای تیم داخلی خواهد داشت.
3. لیست وظایف زیر هر مرحله را تهیه کنید
وظایف فردی را که زیر هر مرحله قرار دارند فهرست کنید. به عنوان مثال، در طول مرحله “طراحی وب‌سایت”، وظایف پروژه ممکن است شامل موارد زیر باشند:
- طراحی مفاهیم اولیه برای هر صفحه
- ایجاد wireframe برای هر صفحه وب
- توسعه طرح رنگ و تایپوگرافی
- تکمیل طراحی پس از بررسی توسط مشتری
بعد از ایجاد لیست، آن را به زیر وظایف ترتیب دهید. به عنوان مثال، فرآیند اولیه طراحی شامل موارد زیر خواهد بود:
- انجام تحقیق در مورد رقبا و مخاطبان
- ایجاد چندین طرح اولیه برای هر صفحه
- بررسی جریان تجربه کاربری (UX)
- طراحی گزینه‌های ممکن با استفاده از ابزار طراحی
- به اشتراک گذاری طرح‌ها با مشتری
توجه داشته باشید که یک توسعه‌دهنده وب/آژانس خوب این فرآیندها را در دست خواهد داشت و در سیستم‌های داخلی آنها تعبیه شده است. در غیر اینصورت، از قالب زمانبندی ما استفاده کنید و به آنها اجازه دهید که آن را بر اساس دامنه پروژه تغییر دهند.
4. اتصال وابستگی‌های وظایف
وظایفی را شناسایی کنید که برای انجام خود به وظایف دیگری نیاز دارند.
به عنوان مثال، شما تنها میتوانید به مرحله بررسی بروید اگر wireframe و طراحی‌ها آماده باشند. و نباید آنها را بررسی کنید زمانی که فقط بخشی از آنها انجام شده باشد. این به توسعه‌دهنده این امکان را میدهد که بیشترین زمان را برای ایجاد یک نسخه بدون بازخورد متضاد داشته باشد.
نمونه‌ای از نقشه وابستگی برای پروژه‌های توسعه وب‌سایت(Source: clickup.com)
این را با استفاده از یک ابزار بصری مانند ClickUp یا Miro نقشهبرداری کنید – یا اگر ترجیح می‌دهید از یک جایگزین ساده‌تر استفاده کنید، از Microsoft Excel یا Google Sheets استفاده کنید.
5. نقش‌ها را به اعضای خاص تیم اختصاص دهید
سپس نقش‌ها را به هر ذینفع اختصاص دهید. به عنوان مثال، مالک کسب و کار مسئولیت کمک به ایده‌پردازی و مرحله بررسی را دارد، سپس توسعه‌دهنده وب پشتیبانی از راه‌اندازی فنی را بر عهده دارد.
این را درون قالب قرار دهید و بر اساس تیم/فرد مسئول به ترتیب رنگ کدهای آن را تعیین کنید. این یک روش بصری برای پیگیری پروژه‌ها است و اعضا مربوطه را مطلع می‌کند که وقت آنها برای مشارکت رسیده است.
6. تعیین مدت زمان هر وظیفه
با تخمین مدت زمان‌ها، یک زمانبندی واضح برای هر وظیفه ارائه می‌دهید. برای فرآیندی که در بالا توضیح داده‌ایم، زمانبندی پروژه به این صورت خواهد بود:
- – تحقیق، برنامه‌ریزی پروژه و ایده‌پردازی — 2 تا 12 هفته
- طراحی وب‌سایت — 4 تا 6 هفته
- نوشتن متن وب‌سایت — 4 تا 6 هفته
- طراحی تجربه کاربری — 1 تا 2 هفته
- توسعه فنی — 2 تا 6 هفته
- اطمینان از کیفیت و رفع اشکالات — 2 تا 3 هفته
- آزمون بتا و دریافت بازخورد — 2 تا 3 هفته
- پیش‌راه‌اندازی وب‌سایت — 1 هفته
- نگهداری وب‌سایت — به صورت مداوم
این موارد را به ترتیب زمانی به زمانبندی اضافه کنید. همچنین، زمانبندی را بر اساس اطلاعاتی که شما یا شریک توسعه خود در دست دارید تغییر دهید.
به عنوان مثال، مرحله تحقیق شامل جنبه‌هایی مانند انتخاب سازنده وب‌سایت برای ایجاد وب‌سایت و ارزیابی مزایا و معایب هر کدام خواهد بود. برخی از مثال‌های محبوب شامل وردپرس، Shopify و Squarespace هستند. اما زمانی که برای یافتن سازنده مناسب وب‌سایت صرف می‌شود، به این بستگی دارد که آیا فریلنسر از قبل مستند مقایسه‌ای دارد یا باید این تجزیه و تحلیل را از ابتدا انجام دهد.
7. زمانبندی خود را تهیه کرده و مورد بررسی قرار دهید
پس از تعیین مدت زمان تخمینی، زمانبندی را از تاریخ شروع مورد انتظار تهیه کنید. برای جلوگیری از تنظیمات مداوم، یک بافر به مدت سه تا چهار روز برای هر مرحله بگذارید.
آن را با همه ذینفعان به اشتراک بگذارید و بازخورد دریافت کنید، تنظیمات را انجام دهید، سپس آن را نهایی کنید.
نمونه‌ای از یک قالب زمانبندی پروژه برای توسعه وب‌سایت
این قالب زمانبندی پروژه سفارشی به عنوان پلی بین صاحبان کسب‌وکار کوچک و توسعه‌دهندگان وب فریلنسر عمل می‌کند.
برای صاحبان کسب‌وکار کوچک، این قالب یک مسیر واضح از چه چیزی را برای انتظار دارند فراهم می‌کند. برای توسعه‌دهندگان وب فریلنسر، انتظارات را روشن می‌کند، ابهام را کاهش میدهد و در مدیریت پروژه کمک می‌کند.
نمونه‌ای از یک قالب زمانبندی پروژه برای توسعه وب‌سایت
استفاده از یک قالب زمانبندی پروژه برای اجرای پروژه‌های توسعه وب به دست آوردن
توسعه وب‌سایت فرآیندهای متعددی دارد که ممکن است ماه‌ها به طول بیانجامد. با استفاده از یک قالب ساده زمانبندی پروژه، میتوانید اهداف پروژه خود را برآورده کنید و ابهام در مورد مهلت‌ها را از بین ببرید.
ایده‌آل، همکاران فریلنسر یا آژانس شما باید یک فرآیند قوی داشته باشند. اگر اینگونه نیستند، ممکن است تا حدی تازه‌کار یا نابسامان باشند.
بنابراین ما پیشنهاد می‌دهیم که از استخدام مهارت‌های فریلنسر از بازارهای معتبر مانند Fiverr استفاده کنید. مدیرعامل Carved، جان وِبر، در جستجوی توسعه‌دهندگان وب فریلنسر استفاده از یک فرآیند استخدام محکم را توصیه می‌کند.
“من دقت می‌کنم به نمونه کارها، اطلاعاتی را از مراجعه کنندگان می‌جویم و مصاحبه‌هایی که شامل سوالات تخصصی می‌شود انجام می‌دهم”، وی می‌گوید. “گاهی اوقات هم یک پروژه آزمایشی کوچک را اختصاص می‌دهم تا مهارت‌ها و اخلاق کاری را ارزیابی کنم.”
این مشکلات احتمالی در مورد توانایی‌های آنها را حل می‌کند و اعتماد به نفس در این مورد را افزایش میدهد که آنها می‌توانند کل پروژه را در زمان مقرر انجام دهند. اگر همچنان شک دارید، از قالب ما برای بهبود جریان کار توسعه استفاده کنید.
بهترین فرمت برای یک زمانبندی پروژه چیست؟
بهترین فرمت برای یک زمانبندی پروژه بستگی به نیازها و ترجیحات خاص تیم پروژه دارد. اما چندین فرمت معمولاً استفاده می‌شود:
- جداول برای لیست موارد
- نمودارهای گانت برای نمایش بصری
- تخته‌های سفید برای نمایش منظم
ایده‌آل این است که از چیزی استفاده کنید که تیم شما با آن آشنا است و آن را آسان برای درک می‌یابد. ابزارهایی مانند Google Sheets هم قالبهای نمودار گانت را ارائه میدهند.
سوالات متداول
مایکروسافت اکسل قابلیتهایی مانند نمودارهای میلهای ترکیبی، کدگذاری رنگ و نقشهبرداری وابستگی را برای پیگیری زمانبندی پروژه ارائه میدهد. یک زمانبندی را از ابتدا ایجاد کنید یا از قالب موجودی مانند قالب ما که در آن تعبیه شده است، استفاده کنید. بسیاری از ابزار اجازه میدهند که به صورت رایگان یک ردیاب زمانبندی ایجاد کنید. برخی از سازندگان زمانبندی شامل Google Sheets، Microsoft Excel، Miro و ClickUp هستند. اگر نیاز به یک برنامه مبتنی بر سند دارید، از قالبهای Microsoft Word یا Google Docs استفاده کنید. و اگر نیاز به ایجاد یک داشبورد متنی و چندرسانهای دارید، از قالبهای Microsoft PowerPoint استفاده کنید. بهترین بخش این است که این ابزارها قالبهای آماده ارائه میدهند، یا میتوانید قالبهای اختصاصی را آنلاین پیدا کنید. چگونه میتوانم یک زمانبندی پروژه را در اکسل پیگیری کنم؟
چگونه میتوان یک زمانبندی پروژه را به صورت رایگان ایجاد کرد؟
